Kirjanpitoaineiston säilytysaika – opas toiminimille ja osakeyhtiöille

Jokainen suomalainen yrittäjä – olipa kyseessä toiminimi tai osakeyhtiö – joutuu huolehtimaan siitä, että kirjanpitoaineisto säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Kirjanpitoaineiston säilytysaika määräytyy Suomen kirjanpitolain, verolainsäädännön sekä Verohallinnon ohjeiden mukaan. Yrittäjän kannalta keskeisiä kysymyksiä ovat: Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää? Mitä asiakirjoja säilytysvelvollisuus koskee? Voiko tositteet arkistoida digitaalisesti? Tässä oppaassa annamme näihin kysymyksiin kattavat vastaukset ja käytännön vinkit, jotta voit hoitaa arkistoinnin asiantuntevasti ja luotettavasti. Jos olet samalla pohtimassa kirjanpidon kustannuksia, tutustu erilliseen kirjanpidon hintaan – keskittyvään oppaaseemme.

Mitä kirjanpitoaineisto tarkoittaa?

Ensin on hyvä määritellä, mitä kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineisto kattaa kaiken yrityksen taloushallintoon liittyvän materiaalin:

• Tositteet: Kaikki todisteet liiketoimista, kuten laskut (myynti- ja ostolaskut), kuitit, tiliotteet, palkkalaskelmat ja muut dokumentit, jotka vahvistavat kirjanpidon tapahtumat​. Tositteisiin luetaan myös esimerkiksi vuokrasopimukset siltä osin kuin ne liittyvät liiketapahtumiin, sekä kirjanpidon pohjalta laaditut viranomaisilmoitukset (kuten alv-ilmoitukset ja veroilmoitukset).
• Kirjanpitokirjat: Varsinaiset kirjanpidon kirjaukset, kuten päiväkirjat ja pääkirjat (kahdenkertaisessa kirjanpidossa) tai mahdolliset muistiinpanot yhdenkertaisessa kirjanpidossa. Nämä sisältävät liiketapahtumien merkinnät aika- ja asiajärjestyksessä.
• Tilinpäätös ja siihen liittyvät asiakirjat: Tilikausittain laadittava tilinpäätös (tuloslaskelma, tase liitetietoineen, mahdollinen toimintakertomus sekä tase-erittelyt). Toiminimiyrittäjän on lain mukaan laadittava tilinpäätös vain, jos tietyt kokorajat ylittyvät tai tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, mutta muussa tapauksessa pienyrittäjäkin laatii ainakin veroilmoituksen pohjaksi tuloslaskelman.
• Tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: Kirjanpitovelvollisen on pidettävä luettelo käytössä olevista tileistä (tilikartta) ja erillinen luettelo kirjanpidoista ja kirjanpitoaineistoista, jossa kuvataan kaikki kirjanpidon osa-alueet (esimerkiksi myyntireskontra, ostoreskontra, palkanlaskenta) sekä niiden säilytystavat​. Tämä luettelo on tärkeä, jotta ulkopuolinen (esim. verotarkastaja, tilintarkastaja tai konkurssipesän hoitaja) ymmärtää, mistä yrityksen kirjanpitoaineisto koostuu ja miten aineisto on saatavilla.

Yhteenvetona: kirjanpitoaineisto käsittää kaikki edellä mainitut asiakirjat ja tiedot. Seuraavaksi käymme läpi, kuinka kauan kutakin aineistoa on Suomessa säilytettävä ja mitä lait ja ohjeet asiasta sanovat.

Kirjanpitoaineiston säilytysaika kirjanpitolain mukaan

Kirjanpitolaki asettaa selvät vähimmäisajat sille, kuinka pitkään yrityksen on säilytettävä kirjanpitoaineistoaan. Nämä vaatimukset koskevat kaikkia kirjanpitovelvollisia, eli käytännössä kaikkia yrityksiä toiminimistä osakeyhtiöihin. Kirjanpitolaissa on kaksi keskeistä aikarajaa, kuusi vuotta ja kymmenen vuotta, riippuen aineistolajista:

• Tositteet ja muu juokseva kirjanpitoaineisto – 6 vuotta. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu liiketapahtumia varmentava aineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi​. Käytännössä tämä 6 vuoden säilytysaika koskee kaikkia tositteita ja liitteitä, jotka dokumentoivat yrityksen tulot ja menot kyseiseltä tilikaudelta. Esimerkiksi vuonna 2025 päättyvän tilikauden tositteet on säilytettävä ainakin vuoden 2031 loppuun asti (6 vuotta 2025 päättymisvuoden lopusta).
• Tilinpäätös, kirjanpitokirjat ja luettelot – 10 vuotta. Tilinpäätöksen ja kirjanpitokirjojen (päiväkirjat, pääkirjat tms.), samoin kuin tililuettelon ja edellä mainitun kirjanpitoaineistoluettelon säilytysaika on pidempi. Nämä on lain mukaan säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä​. Huomaa, että 10 vuoden määräaika lasketaan suoraan tilikauden päättymispäivästä, toisin kuin 6 vuoden määräaika, joka lasketaan tilikauden päättymisvuoden lopusta. Esimerkiksi 31.12.2025 päättyvän tilikauden tilinpäätös ja kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 31.12.2035 saakka.

On tärkeää huomata, että nämä ovat lain asettamat vähimmäissäilytysajat. Tietyissä tilanteissa yrityksen voi olla syytä säilyttää aineistoa pidempäänkin. Esimerkiksi joissakin rahoitus- tai tukiprojekteissa (kuten EU-avustukset) saattaa rahoittaja edellyttää pidempää säilytysaikaa, ja työnantajavelvoitteisiin liittyen voi tulla muita määräaikoja (tästä lisää myöhemmin). Yleisesti ottaen kuitenkin 6 ja 10 vuotta ovat ne aikajänteet, joihin yrittäjän tulee vähintään varautua.

Seuraavassa taulukossa on koottuna tärkeimpien asiakirjatyyppien säilytysajat lakisääteisten vaatimusten mukaan:

Asiakirjatyyppi	Säilytysaika vähintään
Tositteet (laskut, kuitit, pankki- ja kassatositteet, palkkalaskelmat ym.)	6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta​.
Viranomaisilmoitukset (esim. arvonlisäveroilmoitukset, tuloveron veroilmoitukset)	6 vuotta (kuuluvat kirjanpitoaineistoon tositteiden tapaan)​.
Tilinpäätös ja kirjanpitokirjat (päiväkirja, pääkirja, tase-erittelyt, tililuettelot, kirjanpitoaineistoluettelo)	10 vuotta tilikauden päättymisestä​.
Palkkakirjanpito (työnantajan pitämä yhteenveto maksetuista palkoista ja ennakonpidätyksistä)	10 vuotta (ennakkoperintälain vaatimuksesta, käsitellään tarkemmin alla)​.

Kuten taulukosta ilmenee, pääsääntö on: kuusi vuotta tositteille ja muille juokseville asiakirjoille, kymmenen vuotta tilinpäätösdokumenteille ja kirjanpitokirjoille. Nämä määräajat on hyvä pitää mielessä yrityksen arkistointikäytäntöjä suunniteltaessa.

Kirjanpitolaissa määritellyt säilytysvelvoitteet koskevat kaikkia yrittäjiä. Toiminimiyrittäjää (eli liikkeen- tai ammatinharjoittajaa) eivät vapauta säilytysvelvoitteista pienet tulot tai toiminnan lopetus – aineisto on silti säilytettävä lain mukaisesti. Vaikka toiminimi ei aina joudu laatimaan virallista tilinpäätöstä, säilytetään tällöinkin ainakin tositteet ja mahdolliset yhteenvedot vastaavilla aikaväleillä. Yrittäjän ei kannata hävittää kirjanpitoaineistoa heti minimiajan umpeuduttua, ellei ole varma, ettei muista laeista tule pidempiä velvoitteita. Esimerkiksi työsuhteisiin liittyen työntekijällä on oikeus pyytää työtodistus vielä 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä, joten työsopimuksiakin suositellaan säilyttämään sen verran​

Ylimääräisestä varovaisuudesta aineiston säilytyksessä harvoin on haittaa, kunhan tietosuoja huomioidaan, mutta liian varhainen hävittäminen voi johtaa ongelmiin.

Verotuksen asiakirjojen säilytysaika ja kirjanpitolaki – 3 vuotta vai 6 vuotta?

Tarkkaavaisimmat yrittäjät on törmännyt myös verotukseen liittyviin ohjeisiin, joissa puhutaan kolmen vuoden säilytysajasta. Tämä saattaa aiheuttaa hämmennystä: pitääkö tositteet säilyttää 3 vuotta vai 6 vuotta? Selvennetään asiaa.

Verolainsäädännössä, tarkemmin verotusmenettelystä annetussa laissa (VML) ja Verohallinnon päätöksissä, on säädetty, että verovelvollisen on säilytettävä tositteet pääsääntöisesti 3 vuotta verovuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta​. Käytännössä tämä tarkoittaa, että verotuksen näkökulmasta esimerkiksi vuoden 2025 verotukseen liittyvät kuitit tulisi pitää tallessa vuoden 2028 loppuun asti. Verohallinnon ohjeessa todetaan yksiselitteisesti: ”Kuitit ja tositteet pitää säilyttää 3 vuotta verovuoden päättymisestä alkaen.”​

Mistä tämä 3 vuoden sääntö tulee? Se liittyy verotuksen määräaikoihin: Verohallinto voi yleensä tehdä jälkiverotusta tai oikaisuja verotukseen muutaman vuoden kuluessa verotuksen valmistumisesta. Kolmen vuoden säilytysaika on verotuksen minimivaatimus esimerkiksi sellaisille, joilla ei ole kirjanpitovelvollisuutta. Huom: Tietyissä poikkeustapauksissa verolainsäädäntö edellyttää tositteiden pidempääkin säilyttämistä – Verohallinnon päätöksessä on määritelty tilanteita, joissa tositteet on säilytettävä 6 vuotta.

Tällaisia ovat mm. eräät kansainväliset tilanteet ja omistuksiin liittyvät järjestelyt, joissa verotuksen tarkastusoikeutta on pidennetty​. Esimerkiksi ulkomailla oleviin tuloihin tai tiettyihin yritysjärjestelyihin liittyvät tositteet on säilytettävä 6 vuotta verovuoden päättymisestä, samoin kuin tapaukset joissa yksityishenkilö omistaa merkittävän osuuden yhteisöstä (yli 10%) ja on liiketoimia tämän kanssa​. Nämä erityistapaukset vastaavat käytännössä samaa 6 vuoden aikajännettä kuin kirjanpitolaki määrää.

Yrittäjän kannalta on kuitenkin tärkeää ymmärtää, että kirjanpitolain vaatimus (6 vuotta) on tiukempi kuin verotuksen yleinen 3 vuoden sääntö, joten noudattamalla kirjanpitolain mukaisia säilytysaikoja tulee automaattisesti täyttäneeksi myös verotuksen vaatimukset. Toisin sanoen, jos säilytät tositteesi vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta, verotarkastaja on tyytyväinen – 3 vuoden jälkeenkin Verohallinto voi pyytää tositteita esim. verotarkastuksessa, mutta jos olet noudattanut kirjanpitolakia, aineisto on tallessa. Käytännössä kaikki kirjanpitovelvolliset yritykset säilyttävät tositteet 6 vuotta, koska se on heitä sitova lakisääteinen vähimmäisaika.

On hyvä huomata, että Verohallinnon ohje kolmesta vuodesta on suunnattu myös esimerkiksi yksityishenkilöille ja muille tahoille, joita kirjanpitolaki ei koske. Esimerkiksi vuokratuloja saavien yksityishenkilöiden on säilytettävä vuokraustoiminnan tositteet 6 vuotta verovuoden lopusta, koska heihin sovelletaan muistiinpanovelvollisuutta verotuksessa​.

Sen sijaan tavallisten palkansaajien ei tarvitse säilyttää esitäytetyssä veroilmoituksessa jo valmiiksi oleviin tietoihin liittyviä tositteita (kuten palkkakuitteja) ollenkaan, ellei heillä ole korjattavaa – mutta yrittäjän kohdalla tilanne on eri, koska yrittäjä antaa veroilmoituksensa liiketoiminnasta itse.

Tiivistettynä: Yrittäjänä sinun kannattaa aina säilyttää kaikki verotukseen ja kirjanpitoon liittyvät tositteet vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta/10 vuotta). Kolmen vuoden säilytysaika on tietyissä tapauksissa riittävä vain verotuksen kannalta, mutta se ei riitä kirjanpitovelvolliselle. Näin varmistat, että olitpa tekemisissä kirjanpitolautakunnan vaatimusten tai verotarkastajan kanssa, aineisto on kunnossa.

Palkkakirjanpito ja palkka-asiakirjojen säilytys

Entä palkkoihin ja työnantajavelvoitteisiin liittyvä aineisto? Yrittäjälle, joka toimii työnantajana (oli yritysmuoto mikä tahansa), tulee kuvaan mukaan palkkakirjanpito ja muut palkka-asiakirjat. Nämä asiakirjat kuuluvat osin kirjanpitoaineistoon, mutta niiden säilytysaikoihin vaikuttavat kirjanpitolain lisäksi myös verotusta ja työsuhteita koskevat lait.

Palkkakirjanpito tarkoittaa työnantajan velvollisuutta pitää kirjaa maksetuista palkoista, ennakonpidätyksistä, työnantajamaksuista ym. Tyypillisesti tämä on esimerkiksi palkkalista tai -rekisteri, josta ilmenee jokaisen työntekijän palkan erittely kunkin palkanmaksun osalta. Kirjanpitolain näkökulmasta palkkakirjanpito on osa yrityksen kirjanpitoa (usein erillinen osakirjanpito), ja se voidaan katsoa kirjanpitokirjaksi tai vastaavaksi aineistoksi. Siten kirjanpitolaki määrää että: palkkakirjanpito on säilytettävä 10 vuoden ajan. Toisin sanoen työnantajan on kyettävä esittämään vielä kymmenen vuoden kuluttua tiedot maksetuista palkoista ja pidätetyistä veroista.

Miten sitten palkkalaskelmat (palkkakuitit) tai muut yksittäiset palkkaan liittyvät tositteet? Ne ovat tositteita kirjanpitomielessä, ja kuuluvat siten 6 vuoden säilytysajan piiriin kirjanpitolain mukaan​

Eli jokaisesta maksetusta palkasta annettu palkkalaskelma tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen tilikauden lopusta, jonka aikana palkka on maksettu. Itse palkkakirjanpidon koontitiedot (esimerkiksi jokaisen työntekijän vuositason palkkatodistus) on kuitenkin syytä säilyttää 10 vuotta, kuten edellä mainittiin. Usein yritykset käytännössä säilyttävät koko palkka-aineiston 10 vuotta, jotta kaikki palkkoihin liittyvät tiedot löytyy samasta arkistosta tarvittaessa.

Kannattaa olla tietoinen myös muista työnantajavelvoitteisiin liittyvistä säilytysajoista, vaikkeivät ne suoranaisesti kirjanpitolakiin kuulukaan:

• Työaikakirjanpito: Työaikalain mukaan työajan seurantatiedot on säilytettävä vähintään 2 vuotta. Tämä koskee esimerkiksi työvuoroluetteloita tai tuntilistoja.
• Vuosilomakirjanpito: Vuosilomalain mukaan vuosilomien kertyminen ja pitäminen on dokumentoitava ja säilytettävä 2 vuotta.
• Työsopimukset: Työsopimuslain mukaan työntekijällä on oikeus pyytää työtodistus 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä, joten on suositeltavaa säilyttää työsopimukset ja palvelussuhdetiedot ainakin tuon ajan.

Edellä mainitut (työaika-, loma-asiakirjat jne.) eivät kuulu kirjanpitoaineistoon sinänsä ja usein ne säilytetään henkilöstöhallinnon arkistossa. Palkkakirjanpito on kuitenkin selkeästi myös kirjanpidollinen aineisto, joten sen arkistointi on sekä kirjanpidon että ennakkoperintälain alainen velvollisuus. Yhteenveto työnantajan aineistojen osalta: säilytä kaikki palkanmaksuun liittyvä tieto 10 vuotta, ja muut työntekijätiedot vähintään lakien edellyttämät 2–10 vuotta tapauskohtaisesti. Näin täytät sekä kirjanpito- että työnantajavelvoitteet.

Digitaalinen kirjanpitoaineisto – saako tositteet säilyttää sähköisesti?

Moni pienyrittäjä siirtyy paperisista mapeista sähköiseen arkistointiin. Onko tämä sallittua ja mitä pitää huomioida? Digitaalinen kirjanpitoaineisto on täysin hyväksyttävä tapa säilyttää materiaalia, kunhan tietyt ehdot täyttyvät. Suomen kirjanpitolainsäädäntö on teknologianeutraali: voit säilyttää kirjanpitoaineiston paperisena, sähköisessä muodossa tai näiden yhdistelmänä omien tarpeidesi mukaan​

Tärkeintä on, että aineisto säilyy luotettavasti, muuttumattomana ja on tarvittaessa esitettävissä selväkielisessä muodossa ilman aiheetonta viivettä viranomaisille​.

Nykyään yleinen käytäntö on, että kirjanpitoaineisto (esimerkiksi myynti- ja ostolaskut, tositteet, pankkiaineistot) säilytetään sähköisessä taloushallinto-ohjelmassa tai pilvipalvelussa. Tällöin tiedot ovat tallessa palveluntarjoajan järjestelmässä ja varmuuskopioituina, ja niihin pääsee käsiksi internet-yhteydellä. Mikään ei estä myöskään säilyttämästä tositteita skannattuina tiedostoina (kuten PDF- tai kuvatiedostoina) pilvipalvelussa tai yrityksen omalla koneella, kunhan varmuuskopiointi on hoidettu ja tiedostot ovat tarvittaessa luettavissa. Verohallinnon ohjeistuksen mukaan verotarkastuksessa sähköiset tositteet kelpaavat yhtä lailla kuin paperiset, kunhan säilytys on toteutettu oikein​

Mitkä ovat keskeiset vaatimukset, jotta sähköinen arkistointi on laillisesti pätevää?

• Aineiston eheys ja muuttumattomuus: Kirjanpitolaki edellyttää, että kun tilinpäätös on tehty, kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa enää muuttaa tai poistaa​. Tämä tarkoittaa, että esim. tositteen tietoja (summia, päivämääriä tms.) ei voida jälkeenpäin käydä korjailemassa. Sähköisessä ympäristössä tämä vaade toteutuu esimerkiksi niin, että kirjanpito-ohjelma lukitsee menneen kauden tai että skannatut tositteet tallennetaan muodossa, jota ei voi muokata (kuten PDF/A). Kirjausketjun säilyvyys on turvattava: tositteiden ja kirjanpidon yhteys on pystyttävä todentamaan eli jokaiseen kirjaukseen on löydyttävä todiste (tosite) myös sähköisestä arkistosta.
• Muodon muuttaminen on sallittua: Laki sallii muutoinkin tositteen muodon muuttamisen arkistointia varten, kunhan sisältö säilyy samana​. Voit siis esimerkiksi skannata paperikuitin sähköiseksi ja hävittää paperiversion, jos varmistat, että sähköinen kopio on luettavissa ja tallessa vaaditun ajan. Tämä on ollut mullistava periaate monelle yrittäjälle: enää ei tarvitse säilyttää fyysisiä kuitteja, jos ne on asianmukaisesti digitaaliseen talteen otettu. Huom: On suositeltavaa ottaa käyttöön kaksoistallennus digitaalisille aineistoille. Hyvä käytäntö on, että tilikauden aikana sähköiset tositteet tulisi säilyttää kahdella erillisellä tietovälineellä​. Tämä käytännössä tarkoittaa esimerkiksi, että tositteet ovat sekä pilvipalvelussa että varmuuskopioituina toisaalle (tai paikallisesti ja pilvessä). Näin yhden tallennuspaikan vikaantuminen tai tiedoston korruptoituminen ei vaaranna koko aineistoa.
• Selväkielisyys ja saatavuus: Viranomaisella (kuten verotarkastajalla, tilintarkastajalla) on oikeus saada kirjanpitoaineisto nähtäville ymmärrettävässä muodossa. Tämä tarkoittaa, että vaikka aineisto olisi sähköisessä muodossa, sen pitää olla helposti luettavissa ja tulostettavissa. Aineiston tulee olla avattavissa muutenkin kuin yrityksen omalla ohjelmistolla – esimerkiksi jos käytät jotakin harvinaista kirjanpito-ohjelmaa, sinun on pystyttävä tarvittaessa muuntamaan tiedot yleislukumuotoon (esim. Excel, PDF tms.) tai antaa katseluoikeus järjestelmään. Kirjanpitolaissa vaadittu luettelo kirjanpidoista ja aineistoista sisältääkin kuvauksen siitä, miten aineisto on säilötty ja miten sitä luetaan. Varmista siis, että pystyt itse tai tilitoimistosi avulla selittämään ja näyttämään aineistosi sisällön ulkopuoliselle tarvittaessa.

Yhteenvetona sähköisestä säilytyksestä: digitaalinen arkistointi on laillinen ja nykyaikainen tapa hoitaa kirjanpitoaineiston säilytys. Se voi säästää tilaa ja aikaa, kunhan noudatat hyviä käytäntöjä (varmuuskopiointi, tietoturva) ja lakisääteisiä vaatimuksia (säilytysajat, muuttumattomuus). Moni yrittäjä on siirtynyt täysin paperittomaan kirjanpitoon modernien ohjelmistojen avulla – tämä on myös Verohallinnon näkökulmasta hyväksyttävää ja jopa toivottavaa kehitystä ekologisuuden ja tehokkuuden vuoksi​. Muista kuitenkin dokumentoida, miten aineisto on tallennettu, ja testaa aika ajoin, että saat vanhatkin tositteet auki tarvittaessa.

Vastuu ja käytännöt kirjanpitoaineiston säilyttämisessä

Kuka vastaa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä? Usein pienyrittäjä ulkoistaa kirjanpidon tilitoimistolle, ja käytännössä tilitoimisto huolehtii tositteiden kirjaamisesta sekä joskus myös niiden arkistoinnista. Juridinen vastuu säilymisestä on kuitenkin aina yrityksen johdolla tai yksinyrittäjällä itsellään. Taloushallintoliiton ohjeissa todetaan: ”Arkistoinnin järjestäminen on juridisesti yrityksen johdon vastuulla, vaikka usein tilitoimisto hoitaakin käytännön toteutuksen. ​

Eli vaikka käyttäisit kirjanpitäjää, varmista että sopimuksessanne on sovittu, missä kirjanpitoaineisto säilytetään ja miten saat sen haltuusi tarvittaessa. Tilitoimisto saattaa säilyttää aineistoasi asiakkuuden ajan, mutta yleensä esimerkiksi vuoden päätteeksi aineisto voidaan luovuttaa sinulle arkistoitavaksi. Kysy tilitoimistoltasi, miten he toimivat – ja ota huomioon, että jos vaihdat tilitoimistoa, vastuu vanhojen materiaalien siirrosta ja säilytyksestä kuuluu sinulle.

Muutama hyvä käytäntö kirjanpitoaineiston säilyttämiseen:

• Järjestelmällisyys: Pidä aineisto järjestyksessä joko sähköisiin kansioihin tai fyysisiin mappeihin jäsenneltynä esimerkiksi vuosittain ja asiakirjatyypeittäin. Looginen järjestys nopeuttaa tietyn tositteen löytymistä vuosienkin päästä​.
• Varmuuskopiointi: Jos aineisto on sähköisessä muodossa, huolehdi säännöllisistä varmuuskopioista. Pilvipalvelut huolehtivat tästä yleensä puolestasi, mutta jos säilytät tiedostoja itse, pidä kaksoiskappaleita eri paikoissa (esim. ulkoinen kovalevy, pilvitallennus).
• Tietoturva: Kirjanpito sisältää arkaluonteisia tietoja (liikesalaisuuksia, henkilötietoja kuten palkkatietoja ym.), joten varmista että pääsy tietoihin on suojattu. Sähköisessä ympäristössä käytä vahvoja salasanoja ja tarvittaessa salaa arkaluontoiset tiedostot. Paperiarkistot pidä lukitussa tilassa.
• Dokumentointi: Hyödynnä tilinpäätöksen yhteydessä laadittavaa kirjanpitoaineistoluetteloa kuvaamaan arkistointimenetelmä. Esimerkiksi merkitse siihen: ”Tositteet ja kirjanpidon materiaalit vuodelta 2025 säilytetään sähköisesti pilvipalvelussa X, PDF-muodossa, varmuuskopio tallennettu ulkoiselle levylle Y.” Tällöin kenelle tahansa on selvää, mistä tieto löytyy​.
• Hävittäminen säilytysajan jälkeen: Kun laissa määrätty säilytysaika on umpeutunut, yritys voi halutessaan hävittää vanhaa aineistoa. Suhtaudu tähän varovaisesti ja tuhoa aineisto tietoturvallisesti (silppuri, tietoturvapalvelu tai digiaineiston varmalla poistolla). Kuten todettu, joskus pidempi säilytys voi olla hyödyllistä, mutta toisaalta henkilö- ja yritystietoja ei kannata säilyttää turhan pitkään tietosuojasäädösten vuoksi, jos tarvetta ei ole​.

Yritystoiminnan päättyminen – mitä tehdä kirjanpitoarkistolle?

Yrittäjän velvollisuus kirjanpitoaineiston säilyttämiseen ei pääty yritystoiminnan päättyessä. Jos lopetat yrityksesi tai yritys menee esimerkiksi konkurssiin, on huolehdittava edelleen siitä, että aineisto säilyy lain vaatimat ajat. Kirjanpitolaki edellyttää, että kun kirjanpitovelvollisuus päättyy (yritys lopettaa toimintansa tai lopetetaan), ilmoitetaan kaupparekisteriin, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu​.

Toiminimen lopettamisen yhteydessä yrittäjä itse voi jäädä säilyttämään aineistoa, mutta tästä tulee tehdä ilmoitus viranomaisille, jotta tiedetään vastuuhenkilö. Usein lopettavan yrityksen kirjanpitoaineisto voidaan myös antaa esimerkiksi tilitoimiston tai muun palveluntarjoajan arkistoitavaksi sopimuksella.

Konkurssitilanteessa yrityksen kirjanpitoaineisto siirtyy konkurssipesän hoitajan hallintaan. Pesänhoitaja huolehtii aineiston säilyttämisestä konkurssimenettelyn aikana ja luovuttaa sen edelleen säilytettäväksi, kun konkurssi on päättynyt. Velvollisuus säilyttää asiakirjat 6 ja 10 vuoden ajan koskee siis myös konkurssipesää. Konkurssiasiain neuvottelukunnan ohjeissa korostetaan, että pesänhoitajan on arkistoitava velallisen kirjanpitoaineisto ja noudatettava kirjanpitolain säilytysaikoja (10 v ja 6 v)​.

Mikäli yritystoimintaa jatketaan esimerkiksi yritysmuodon muutoksen kautta (esim. toiminimestä osakeyhtiöksi), on vanhan yrityksen aineisto säilytettävä erillään uuden yrityksen kirjanpidosta, mutta silti säilytysajat koskevat vanhaakin aineistoa normaalisti. Uudelle yritykselle on hyvä tehdä selväksi, kuka vastaa aiemmasta materiaalista.

Käytännön vinkki: Kun lopetat yrityksen, tee itsellesi selkeä arkistosuunnitelma: kokoa kaikki menneiden tilikausien aineistot järjestykseen, varmista että sinulla on tarvittaessa pääsy niihin (yhteystiedot tilitoimistoon tai henkilöön, jolle säilytys on uskottu) ja merkitse kalenteriin vuodet, joihin saakka aineistoa on säilytettävä. Näin et vahingossa hävitä mitään liian aikaisin ja voit osoittaa viranomaisille hoitaneesi velvollisuutesi loppuun saakka.

Yhteenveto

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on lakisääteinen velvollisuus, josta jokaisen yrittäjän on huolehdittava tarkasti. Suomalainen kirjanpitolaki määrittää pääsääntöisesti 6 vuoden säilytysajan tilikauden tositteille ja muille liiketapahtumien dokumenteille sekä 10 vuoden säilytysajan tilinpäätöksille, kirjanpitokirjoille ja muille pitkäaikaista arvoa omaaville kirjanpitoasiakirjoille​

Nykyään kirjanpitoaineiston voi huoletta säilyttää digitaalisesti, kunhan varmistaa, että aineiston integriteetti ja saatavuus säilyvät vaaditun ajan​. Tämä tuo joustoa yrittäjälle: voit skannata paperit sähköiseen muotoon ja vähentää mappeja toimistolla. Muista kuitenkin, että vastuu säilytyksen järjestämisestä on viime kädessä sinulla itselläsi​.

Varmista, että tiedät missä yrityksesi kirjanpitoaineisto on, ja että se on tarvittaessa nopeasti esiin saatavissa. Hyödynnä tarvittaessa asiantuntijoita – keskustele tilitoimistosi kanssa arkistoinnista ja varmista, että toimintatapanne on kirjanpitolain mukainen.

Oikein hoidettu kirjanpitoaineiston säilytys luo pohjan yrityksen talouden läpinäkyvyydelle ja luotettavuudelle. Se antaa mielenrauhaa yrittäjälle: tiedät, että jos verotarkastus osuu kohdalle tai tarvitset vanhoja tietoja, kaikki tarvittava löytyy arkistostasi järjestyksessä. Noudattamalla tässä artikkelissa kuvattuja periaatteita ja lakeja rakennat yrityksellesi vahvan luottamuksen perustan talousasioissa. Säilytysajat saattavat tuntua pitkiltä, mutta ne ovat siellä syystä – ja huolellinen arkistointi on olennainen osa tervettä yritystoimintaa.

Mikäli haluaisit ulkoistaa kirjanpitosi sekä aineiston säilyttämisen, saat tästä nopean hinta-arvion laskurillamme.

Usein kysyttyä kirjanpitoaineiston säilytysaikaan liittyen

---

Tietoa kirjoittajasta

Antilla (KTM) on lähes vuosikymmenen kokemus kirjanpitäjänä toimimisesta sekä kirjanpitoprosessien ja -järjestelmien kehityksestä. Hän auttanut useita eri kokoisia yrityksiä tehostamaan taloushallintoaan, optimoimaan kustannuksiaan ja pysymään ajan tasalla jatkuvasti muuttuvissa säädöksissä.

Kirjoituksissani haluan tuoda esiin sekä kattavan kokonaiskuvan että käytännönläheiset neuvot aiheesta, jotta jokainen yritys ja yrittäjä voi tehdä päätöksiä kaikki faktat huomioiden.

Toivottavasti artikkelini on ollut sinulle hyödyllinen! Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakaspalvelu@numeronero.fi. Vastaan mielelläni kysymyksiisi ja autan löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivan kirjanpidon ratkaisun.

---