Edullinen kirjanpito on monen pienyrittäjän tavoite – eikä syyttä. Kirjanpidon kustannukset muodostavat suuren osan yrityksen hallintokuluista, ja turhasta maksaminen ei palvele ketään. Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi kirjanpito maksaa monilla liikaa ja kuinka sinä voit varmistaa mahdollisimman edullisen kirjanpidon ilman kompromisseja.
Vertailu: lakisääteinen kirjanpito vs. lisäpalvelut ja ylimääräinen laskutus
Ennen kuin pureudumme yksityiskohtiin, on tärkeää ymmärtää, että lakisääteinen kirjanpito on se minimivaatimus, joka jokaisella yrityksellä tulee olla kunnossa. Kaikki lisäksi tarjottava on lisäarvopalvelua – joskus hyödyllistä, mutta usein tarpeetonta.
5 Yleistä syytä, miksi kirjanpito maksaa liikaa
1. Kirjanpidon tavoite unohtuu. Kun puhutaan perinteisestä kirjanpidosta, tarkoitetaan yleensä lakisääteistä kirjanpitoa. Tähän kuuluu muun muassa liiketapahtumien kirjaus, tilinpäätös ja arvonlisäveron sekä yhteisöveron ilmoittaminen ja maksaminen. Kaikki tämän päälle tehtävä maksaa sinulle extraa, joten onkin suositeltavaa miettiä tarkasti, minkälaisia kirjanpidon palveluita tarvitset lakisääteisen kirjanpidon lisäksi, tai tarvitsetko tällaisia palveluita lainkaan.
2. Tositteet kirjataan yksitellen. Liiketapahtumien määrä on yleisimmin käytetty mittari kirjanpidon hinnan määrittelyssä. Ei todennäköisesti ole suositeltavaa, että laskisit liiketoimintatapahtumiesi määrää, mutta sen sijaan voit keskustella kirjanpitäjäsi kanssa mikäli tietyt isot niput tositteita kirjattaisiin yhdellä kerralla. Jos teet kirjanpitosi itse, voit miettiä kuinka tehdä massakirjauksia. Annan tästä esimerkkejä myöhemmin tekstissä.
3. Kirjanpitäjäsi ei tunne liiketoimintaasi. Liiketapahtumien monimutkaisuus lisää aikaa jonka kirjanpitäjän tulee käyttää tositteen kirjaamiseen. Jos liiketoimintasi tai liiketoimintatapahtumasi ovat monimutkaisia, on suositeltavaa että kirjanpitäjäsi tuntee liiketoimintasi, sillä hän ymmärtää myös tapahtumien sisällön paremmin ja siten kirjaa myös tositteesi nopeasti.
4. Maksat palveluista, joita et käytä. Annan tästä tosielämässä yleisesti tapahtuvia esimerkkejä seuraavassa kappaleessa.
5. Kirjanpitäjäsi on vain yksinkertaisesti kallis. Eri tilitoimistojen veloittamissa hinnoissa on aivan valtava ero, joten mikäli et saa nykyiseltä kirjanpitäjältäsi palvelua mitä kukaan muu ei voi tarjota, kannattaa tilitoimisto kilpailuttaa säännöllisin väliajoin.
Käytännön esimerkkejä kuinka minimoit kirjanpitokulusi
Tässä alakappaleessa kerron konkreettisesti kuinka lasket kirjanpitokustannuksiasi kussakin kuudessa edellä esitetyssä tapauksessa.
1. Kirjanpidon tavoite unohtuu
Pyytääkö kirjanpitäjäsi sinulta kustannuspaikkoja tai muita laskentatunnisteita ”sisäistä laskentatoimea” tai jotain muuta tarkoitusta varten? Oletko itse pyytänyt kustannuspaikkalaskentaa tai muita palveluja? Mikäli et, niin tässä kohtaa hälytyskellojesi kuuluisi soida. Todennäköisesti kirjanpitäjä tekee jotain muutakin kuin lakisääteistä kirjanpitoa. Jos näin on yhdessä sovittu ja koet myös tarvitsevasi tätä palvelua, niin asia menee niin kuin pitää. Jos sinulle on kuitenkin myyty jotain mitä et todellisuudessa tarvitse tai pahimmillaan kirjanpitäjäsi tekee tuntiveloituksella asioita joista ei ole sovittu, kannattaa tässä vaiheessa nostaa kissa pöydälle kirjanpitäjän kanssa taikka lähteä kilpailuttamaan tilitoimistoa.
2. Tositteet kirjataan yksitellen
Yleisesti ottaen kirjanpidon hinta perustuu tositemääriin ja niin myös Numeronerolla. Se, kuinka mittakaavaetuja osataan käyttää hyödyksi on kuitenkin yksi tärkeitä modernin kirjanpitäjän ammattisalaisuuksia. Mikäli lähetät esimerkiksi kymmenittäin tai jopa sadoittain myyntilaskuja asiakkaillesi, jotka ovat asiakkaan nimeä lukuunottamatta täysin identtisiä, mutta kirjanpitäjäsi kirjaa ja veloittaa ne yksitellen kuin minkä tahansa muun tositteen, on kirjanpitäjäsi joko teknologisesti jäljessä tai yrittää rahastaa sinut. Kas, nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmat pystyvät käsittelemään identtiset tositeniput massana. Vastaavanlailla moderni kirjanpitäjä pystyy laittamaan kuukausittain toistuvat kulusi kirjautumaan automaattisesti kuukausittain. Ole siis tarkkana edellä mainitun kaltaisten tapauksien suhteen, jos kirjanpitosi hinta on tavalla tai toisella tositemääriin riippuvainen.
Tätä kohtaa ei tule myöskään unohtaa, jos kirjanpitosi hinta perustuu tuntiveloitukseen. Tuntiliksalla työskentelevän kirjanpitäjän tulisi käsitellä laskuniput massana ja kirjata automaattisesti toistuvat kulut aivan vastaavanlaisesti. Jos kirjanpitäjäsi siis näpyttelee joka ikisen tositteen erikseen, maksat ylimääräistä kirjanpitäjäsi osaamattomuudesta tai ahneudesta johtuen.
3. Kirjanpitäjäsi ei tunne liiketoimintaasi
On normaalia, että suuressa tilitoimistossa väki vaihtuu ja yleisesti ottaenkin tämä on yleistä työelämässä. Jos kirjanpitäjäsi vaihtuu kuitenkin kuukausittain, joudut jatkuvasti vastaamaan samoihin tai samankaltaisiin kyselyihin etkä pysty mitenkään ymmärtämään kuinka joku voi käyttää niin paljon aikaa rutiininomaisiin tehtäviin, lähtisin kyseenalaistamaan, että tarjoaako tilitoimisto niitä hyötyjä joilla palvelu on sinulle myyty. Joskus lojaalius vain kannattaa. Kuvitellaan hypoteettista skenaariota, jossa paikallinen yksinyrittävä kirjanpitäjä tarjoaa sinulle palvelujaan tuntihintaan 50€/tunti, mutta suuri tilitoimisto kontraa tarjouksella heidän kirjanpitäjistään 40€/h. Ensiajatuksena tästä syntyy vaikutelma, että yksinyrittävä kirjanpitäjä on hinnoitellut itsensä liian korkealle, maksaahan palvelu peräti 25% enemmän. Miettisin kuitenkin seuraavia seikkoja ennen kuin tarttuisin kumpaankaan tarjoukseen ja pysähtyisin miettimään samoja asioita, kun yhteistyötä on kulunut joku tovi:
- Tiedätkö kuka palvelee sinua isossa tilitoimistossa vai onko kirjanpitäjäsi täysin nimetön tai vaihteleva? Mistä tiedät, että saat samaa palvelua, jos kirjanpitäjäsi vaihtuu?
- Pystyykö suuri tilitoimisto tekemään asiat yhtä jouhevasti ja ammattitaidolla, kuin yksinyrittävä?
- Kuinka tärkeä asiakas olet kummallekin potentiaaliselle yhteistyö kumppanille? Iso tilitoimisto noudattaa todennäköisesti omia prosessejaan ja heidän työntekijät tekevät asioita yhdeksästä viiteen periaatteella, kun taas yksinyrittävän kirjanpitäjän elanto on riippuvainen sinun tyytyväisenä pitämisestä
4. Maksat palveluista joita et käytä
Aivan terveellä maalaisjärjellä ajateltuna jokaisen yrittäjän tulisi ymmärtää mistä palveluista maksaa ja tarvitseeko hän näitä palveluita. Sivuan aihetta jo kohdassa 1, mutta tässä kappaleessa haluaisin kiinnittää huomiota tiettyihin piilopalveluun, joka jää erittäin helposti huomaamatta. Tämä piilopalvelu on kirjanpitoveloitukseen sisään leivotut ohjelmistomaksut. Älä käsitä väärin, useimmat yritykset tarvitsevat kirjanpito-ohjelmaa, mutta eivät ihan mitä tahansa, mihin tahansa hintaan. Etenkin pien- ja mikroyritysten tapauksissa kirjanpito-ohjelma voi olla lähes mikä tahansa ilmainen tai ainakin lähes ilmainen kilke, aivan pienimpien kohdalla Excelkin kelpaa.
Onkin nurinkurista, että lähtökohtaisesti kaikki tilitoimistot sisällyttävät palveluunsa tai velvoittavat sinun maksavan erikseen joko heidän itse tekemän tai jonkun yleisesti käytetyn (lue: suuren) kirjanpito-ohjelman käyttöä. Suuret, yleisesti käytetyt ohjelmat sisältävät kuitenkin aivan valtavan määrän tarpeettomia toiminnallisuuksia ja työllistävät joka hetki vähintäänkin kymmenittäin ohjelmistokehittäjiä. Onkin siis täysin absurdia, että yritys joka voisi tehdä kirjanpitonsa Excelissä, maksaa kuitenkin tilitoimistonsa rajauksien vuoksi laumalle ohjelmistokehittäjiä kuukausirahaa toiminnallisuuksista, joita ei edes tarvitse. Mieti siis tilitoimiston valinnan yhteydessä tarkkaan, että mihin kirjanpito-ohjelmaan tämä sinut sitoo.
Lisävinkki: Muista käyttää jo olemassa olevien järjestelmiesi toiminnallisuuksia. Esimerkki elävästä elämästä: Yritys meinasi ottaa käyttöön kirjanpito-ohjelman vain sen takia, koska tarvitsi järjestelmän jossa luoda laskuja. Kävi kuitenkin ilmi, että heidän asiakashallintajärjestelmästä löytyikin jo tällainen toiminnallisuus ja kirjanpito saatiin hoidettua huomattavasti kevyemmällä ratkaisulla.
5. Kirjanpitäjäsi on vain yksinkertaisesti kallis
Jos teetät kirjanpitosi veroasiantuntijalla, on kirjanpitosi hinta todennäköisesti huomattavasti kalliimpi kuin ”puhtaalla” kirjanpitäjällä. Silti moni sortuu valitsemaan kirjanpitäjäkseen tutun tutun tai muuten vain helpon valinnan. Valitettava fakta on vain kuitenkin, että eri tilitoimistoilla on valtavia hintaeroja heidän tarjoamissaan palveluissa. Tämä on osittain myös luonnollista. Jos lähdemme miettimään esimerkiksi verotukseen erikoistuvaa tilitoimistoa, voi olla että heillä ei ole edes tarkoituksena myydä yksinkertaista lakisääteistä kirjanpitoa vaan he haluavat palvella monimutkaista verosuunnittelua vaativia asiakkaita ja saada tämän mukaisen korvauksen. Tulemme taas saman toistuvaan teemaan: ymmärrä mitä palveluja oikeasti tarvitset ja mikä tilitoimisto pystyy tarjoamaan nämä palvelut kohtuullisella hinnalla ja laadukkaasti. Muista myös kilpailuttaa tilitoimistosi aika ajoin!
Numeroneron edullinen kirjanpito
Numeroneron palvelu on kehitetty muun muassa edellä läpikäytyjen tekijöiden pohjalta. Alla listaan kuinka Numeroneron kirjanpitopalevlu vastaa kuhunkin viiteen kohtaan.
1. Kirjanpidon tavoite unohtuu. Numeroneron peruspalvelu sisältää vain minimaalisen, lakisääteisen kirjanpidon. Jos tämän lisäksi tarvitaan mitään muita palveluita, nämä sovitaan aina tapauskohtaisesti erikseen.
2. Tositteet kirjataan yksitellen. Numeronero käyttää modernia teknologiaa kirjanpidon automatisointiin, täten mahdollistaen matalat kustannukset. Skaalaedut näkyvät myös hinnoittelussa liiketoiminnan kasvaessa.
3. Kirjanpitäjäsi ei tunne liiketoimintaasi. Numeronero omaa laajan toimialakokemuksen sekä tähän liittyvät erikoisuudet on dokumentoitu. Sinulla on aina nimetty kirjanpitäjä.
4. Maksat palveluista, joita et käytä. Numeronero tekee kirjanpidon omalla ohjelmallaan eikä veloita sinulta siitä mitään. Maksat vain lakisääteisestä kirjanpidosta ja mahdollisesti extrana sovituista palveluista.
5. Kirjanpitäjäsi on vain yksinkertaisesti kallis. Numeroneron arvolupaus asiakkaalle on hintatakuu. Saat Numeronerolta takuuvarmasti Suomen edullisimman kirjanpidon.
Haluatko yrityksellesi oikeasti edullisen kirjanpidon ilman että joudut tinkimään laadusta tai luotettavuudesta? Numeronero tarjoaa Suomen edullisimman kirjanpidon – laskelmoitu, läpinäkyvä ja täysin ilman piilokuluja. Kokeile laskea kirjanpitosi hinta laskurillamme!