Toiminimi, eli yksityinen elinkeinonharjoittaja, on Suomessa yksi yleisimmistä yritysmuodoista, ja sen kirjanpitoon liittyvät velvoitteet kiinnostavat monia aloittavia yrittäjiä. Tässä artikkelissa pureudumme yksityiskohtaisesti toiminimen kirjanpitoon ja annamme kattavan oppaan siitä, mitä kaikkea yksityisen elinkeinonharjoittajan tulee tietää kirjanpidosta, verotuksesta sekä muista hallinnollisista velvoitteista.
Sisällysluettelo
1. Johdanto: Mikä on toiminimi?
1.1 Lyhyt katsaus yritysmuotoon
Toiminimi (tai yksityinen elinkeinonharjoittaja) on yksinkertaisin yritysmuoto, jossa yrittäjä toimii omalla henkilötunnuksellaan ja vastaa toiminnasta koko henkilökohtaisella omaisuudellaan. Toiminimen perustaminen on helppoa ja edullista – se onnistuu täyttämällä ilmoitus joko paperilomakkeella tai sähköisesti YTJ-palvelussa (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä). Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) mukaan toiminimen perustamisesta maksettava käsittelymaksu on 70 euroa, eli edullisempi kuin osakeyhtiön tapauksessa.
1.2 Kenelle toiminimi sopii?
Toiminimi sopii useimmiten pienimuotoiseen yrittäjyyteen tai silloin, kun liiketoimintaa harjoittaa pääasiassa yksi henkilö. Yleensä valinta toiminimen ja osakeyhtiön välillä tehdään sen perusteella, miten suuria taloudellisia riskejä otetaan, millaisesta tulovirrasta on kyse ja halutaanko mahdollisesti palkata työntekijöitä. Alkuun pääsee hyvin usein toiminimellä, eikä yritysmuodon vaihtaminen myöhemmin esimerkiksi osakeyhtiöksi ole mahdotonta – vaikka se vaatii toki enemmän paperityötä ja lisäselvityksiä Verohallinnolle sekä rekisteriviranomaisille.
2. Mitä kirjanpito tarkoittaa toiminimelle?
2.1 Kirjanpitolain velvoitteet
Suomessa kirjanpitoa säätelee kirjanpitolaki (1336/1997), joka asettaa minimivaatimukset liiketoiminnan rahaliikenteen seuraamiselle ja raportoinnille. Kaikki yritykset – mukaan lukien toiminimet – ovat lain mukaan kirjanpitovelvollisia. Toiminimi kirjanpito on siis pakollista huolimatta siitä, kuinka pientä tai suurta liiketoimintaa harjoitetaan.
Kirjanpitolaissa todetaan muun muassa, että:
- Jokaisen liiketapahtuman – esimerkiksi myynti, osto, palkanmaksu, sijoitus tai muu rahaan liittyvä tapahtuma – tulee näkyä kirjanpidossa.
- Kirjanpidosta tulee saada selville tilikauden tulos (voitto tai tappio) sekä yrityksen taloudellinen asema.
- Kirjanpitomateriaalin tulee säilyä luotettavana, eheänä ja johdonmukaisena.
Tämän lisäksi olennaisimpia kirjanpitolain asettamia vaatimuksia ovat ostovelkojen ja myyntisaamisten määrien saataavus sekä tiedot verovelvollisuuden täyttämiseksi.
2.2 Kahdenkertainen vai yhdenkertainen kirjanpito?
Toiminimen kirjanpito voidaan lain mukaan toteuttaa yhdenkertaisena tai kahdenkertaisena kirjanpitona, riippuen yrityksen koosta ja toiminnan luonteesta. Pääsääntöisesti pienimuotoinen toiminimi voi hoitaa kirjanpitonsa yhdenkertaisena, mikä tarkoittaa, että kirjanpitoon merkitään ainoastaan tuotot ja kulut (sekä niiden oikaisut). Kahdenkertainen kirjanpito on laajempi järjestelmä, jota erityisesti isomman toiminimen, osakeyhtiön tai muiden yritysmuotojen on käytettävä.
- Yhdenkertainen kirjanpito: Yleensä riittävä, kun toiminimen liikevaihto ja liiketoiminta ovat suhteellisen pieniä. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan kassavirtoja (rahan sisään- ja ulosvirta). Lain mukaan yhdenkertainen toiminimen kirjanpito on mahdollinen, mikäli maksimissaan yksi seuraavasta kolmesta ehdosta ylittyy:
- Taseen loppusumma 100 000 euroa
- Liikevaihto 200 000 euroa
- Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä
- Kahdenkertainen kirjanpito: Jokainen liiketapahtuma viedään kirjanpidossa kahdelle (tai useammalle) tilille, eli debet- ja kredit-puolille. Tämä tarjoaa huomattavasti tarkemman kuvan yrityksen talouden rakenteesta. Mikäli yritys kasvaa tai haluat varmistaa tarkan kulurakenteen seurannan, kahdenkertainen kirjanpito voi olla hyvä valinta, vaikkei lain mukaan olisi pakollistakaan.
3. Kirjanpidon perusteet toiminimellä
3.1 Tositteet ja niiden säilyttäminen
Kirjanpito perustuu tositteisiin, eli kirjallisiin tai sähköisiin dokumentteihin, jotka todistavat jonkin taloudellisen tapahtuman, esimerkiksi:
- Myyntilasku
- Ostolasku
- Kuitti
- Palkkalaskelma
- Matkalasku
Toiminimen tulee säilyttää kaikki tositteet 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki edellyttää tositteiden säilytyksen vähintään 6 vuotta, tietyissä tilanteissa jopa 10 vuotta). Nykypäivänä monet kuiteista voidaan tallentaa sähköisesti – tärkeintä on, että tallennustapa on luotettava ja todisteet ovat tarvittaessa helposti löydettävissä.
3.2 Myyntien kirjaaminen
Toiminimi kirjanpitoon tulee kirjata kaikki myynnit. Jos yritys myy tuotteita tai palveluita, jokaisesta myyntitapahtumasta tulee laatia kuitti tai lasku, josta ilmenee:
- Myyntipäivämäärä
- Myydyn tavaran tai palvelun kuvaus
- Hinta (verollinen tai veroton hinta, jos toiminimi on alv-velvollinen)
- Mahdolliset alennukset
- Arvonlisäveron määrä (jos yritys on alv-rekisterissä)
- Toimittajan nimi ja y-tunnus
Laskutuksen lakisääteiset määräykset tulevat pitkälti arvonlisäverolaista ja Verottajan ohjeista.
3.3 Ostojen kirjaaminen
Samoin kuin myynnit, kaikki ostot, joita yritystoimintaan liittyy, on kirjattava toiminimen kirjanpitoon:
- Raaka-aineet ja tavarat
- Palvelut (kuten alihankintatyöt)
- Toiminnassa käytettävät koneet ja laitteet
- Toimistotarvikkeet
- Internet- ja puhelinlaskut
- Mahdolliset muut yritystoiminnan kulut
Ostojen kirjaamisessa tärkeää on tunnistaa, mikä osa kuluista on vähennyskelpoista. Esimerkiksi yksityiskäyttöön menneitä ostoksia ei voi vähentää toiminimen kirjanpidossa. Mikäli kululla on sekä yksityistä että yritystoiminnallista käyttöä, tulee tehdä jako näiden välillä. Asiasta on selkeät ohjeet Verohallinnon oppaissa.
4. Arvonlisävero toiminimellä
4.1 Alv-rekisteröinnin rajat
Kun aloitat toiminimen, on tärkeää tarkistaa, tuleeko sinun liittyä arvonlisäverovelvolliseksi. Lähtökohtaisesti jokainen yritys on alv-velvollinen, mikäli tilikauden liikevaihto on yli 20 000 euroa (vuoden 2025 alusta alkaen). Jos liikevaihto pysyy alle rajan, voit halutessasi jättäytyä alv-velvollisuuden ulkopuolelle, mutta joissain tapauksissa pienikin toiminimi hyötyy alv-rekisteristä:
- Voit vähentää ostojen alvit omassa verotuksessasi.
- Monien asiakkaiden kanssa alv-myynti nähdään ammattimaisempana.
4.2 Alv-kirjanpito
Jos toiminimesi on alv-velvollinen, sinun tulee kirjata jokainen myynti ja osto arvonlisäverollisena tai verottomana sen mukaan, minkälaista verokantaa käytetään (25.5 %, 14 % tai 10 %, tai mahdolliset verottomat toimialat). Yksinyrittäjälle tyypillinen verokanta on usein 25.5 %, jos kyseessä ei ole esim. ruoka- ja ravitsemuspalvelu (14 %) tai kirja-, lääke- ja liikuntapalvelut (10 %), tai täysin veroton ala (kuten terveydenhuolto, tietyt koulutuspalvelut ym.).
Arvonlisäveron ilmoittaminen tapahtuu verokauden päätyttyä OmaVero-palvelussa. Toiminimi voi valita arvonlisäveron verokaudeksi:
- Kuukausittain – useimmiten, jos liikevaihto on suurempi
- Neljännesvuosittain – jos liikevaihto on alle 100 000 euroa vuodessa
- Kerran vuodessa – jos liikevaihto on alle 30 000 euroa vuodessa
5. Toiminimen verotus
5.1 Yrittäjän henkilökohtainen verotus
Toiminimi ei ole erillinen oikeushenkilö, joten mahdollinen voitto verotetaan suoraan yrittäjän henkilökohtaisena tulona. Yrittäjä maksaa ennakkoveroja, jotka määräytyvät arvioidun tuloksen perusteella. Kunkin verovuoden lopullinen verotus selviää, kun veroilmoitus tehdään ja Verohallinto vahvistaa lopullisen verotuksen.
Pääsääntöisesti toiminimen tulos jaetaan:
- Pääomatuloon – perustuu yrityksen nettovarallisuuteen.
- Ansiotuloon – se osa, joka ylittää pääomatulorajan tai tulkitaan yrittäjän työpanokseksi.
Toiminimen verotukseen liittyy usein kysymyksiä, sillä yrittäjän on tärkeää ymmärtää, kuinka verotus rakenteellisesti muodostuu. Suositeltavaa on keskustella tilitoimiston tai talousneuvojan kanssa, jotta ennakkoverojen määrä on oikea, eikä tilinpäätöksen yhteydessä tule yllättäviä mätkyjä.
5.2 Ennakkovero ja verovähennykset
Ennakkoveroja maksetaan joko kuukausittain taikka 2, 3 tai 6 kertaa vuodessa. Maksettavien erien lukumäärä määritetään seuraavasti:
- Kaksi erää – jos ennakkoveron määrä on 170 – 500€
- Kolme erää – jos ennakkoveron määrä on 500 – 1700€
- Kuusi erää – jos ennakkoveron määrä on 1700 – 10 000€
- Kaksitoista erää – jos ennakkoveron määrä on yli 10 000€
Mikäli ennakkoveron määrä on alle 170€, verot maksetaan vasta lopullisessa verotuksessa. Jos liiketoiminnan laajuus muuttuu tilikauden aikana (esim. tuloja tulee odotettua enemmän), Verohallinnolle voi tehdä uuden ennakkoverohakemuksen, jotta veroja korotetaan tai pienennetään vastaamaan paremmin todellista tulosta.
Verovähennykset ovat merkittävä osa toiminimen verotusta. Käytännössä kaikki yrityksen tulonhankkimiseen liittyvät kulut ovat vähennyskelpoisia:
- Työtilakustannukset (esim. työhuonevähennys, jos työtä tehdään kotona)
- Materiaalit, raaka-aineet, tavarat
- Markkinointikulut
- Liiketoimintaan liittyvät matkat (esim. kilometrikorvaus)
- Puhelin- ja internetkulut, jos ne liittyvät yritystoimintaan
- Koneet ja laitteet (pienhankinnat tai poistot)
Vähennyskelpoisten kulujen määrä vaihtelee toimialasta ja liiketoiminnan luonteesta riippuen. Tärkeintä on varmistaa, että kaikki kulut on dokumentoitu (kuitit, laskut, sopimukset) ja että kulut liittyvät selkeästi yritystoimintaan.
6. Palkanmaksu toiminimessä
6.1 Yrittäjän oma “palkka”
Toiminimen yrittäjä ei nosta virallista palkkaa itselleen samassa mielessä kuin osakeyhtiön toimitusjohtaja. Koska toiminimi ei ole erillinen oikeushenkilö, yrittäjä voi tehdä yksityisnostoja yrityksen pankkitililtä omalle tililleen. Nämä yksityisnostot eivät ole verotettavaa palkkatuloa, vaan toiminimen tulos verotetaan yrittäjän omana tulona veroilmoituksen yhteydessä.
6.2 Palkanmaksu työntekijöille
Jos toiminimi haluaa palkata työntekijöitä, siitä syntyy työnantajavelvoitteita. Työnantajan on huolehdittava muun muassa:
- Ennakonpidätyksestä (verokortin mukainen)
- Työeläkevakuutusmaksuista (TyEL)
- Tapaturmavakuutuksesta
- Työttömyysvakuutusmaksuista
- Mahdollisista ammattiliittojen jäsenmaksuista (jos alalla käytössä)
6.3 YEL-vakuutus
Toiminimen yrittäjä on velvollinen ottamaan itselleen YEL-vakuutuksen (yrittäjän eläkevakuutus), kun vuotuinen työtulo ylittää YEL-alarajan (vuonna 2025 alaraja on 9 208,43 €). YEL-työtulo ei ole sama kuin yrityksen liikevaihto tai toiminimen tulos, vaan se on arvio yrittäjän työpanoksen rahallisesta arvosta. YEL-maksut kartuttavat yrittäjän eläkettä ja tarjoavat turvaa myös esimerkiksi sairastuessa tai perhevapailla. Lue lisää YEL-vakuutuksesta esimerkiksi Eläketurvakeskuksen tai työeläkeyhtiöiden sivuilta.
7. Tilinpäätös ja veroilmoitus
7.1 Tilinpäätös vai ei?
Toiminimi on yleensä vapautettu varsinaisesta tilinpäätöksestä siinä tilanteessa, jos yritys hoitaa kirjanpitonsa yhdenkertainen kirjanpito -mallilla ja se ei ylitä kirjanpitolain kokoluokkarajoja (ks. luku 2.2). Toiminimen tulee kuitenkin laatia tilinpäätös, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta taikka kaksi seuraavasta kolmesta ehdosta täyttyy kahdella perättäisellä tilikaudella:
- Taseen loppusumma 350 000 euroa
- Liikevaihto 700 000 euroa
- Tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä.
Tilinpäätös sisältää:
- Tuloslaskelman
- Taseen ja tase-erittelyt
- Liitetiedot
Tilinpäätös laaditaan kirjanpitolain ja Kirjanpitolautakunnan (KILA) antamien yleisohjeiden mukaisesti. Virallinen tilinpäätös tulee laatia neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
7.2 Veroilmoitus
Jokaisen toiminimen on tehtävä veroilmoitus (lomake 5 yksityisille elinkeinonharjoittajille) vuosittain. Ilmoitus tehdään sähköisesti OmaVero-palvelun kautta tai paperilomakkeella, jos sähköinen ilmoitus ei ole mahdollista. Veroilmoituksella ilmoitetaan muun muassa:
- Liikevaihto (myynnit)
- Kulut eriteltynä
- Mahdolliset poistot
- YEL-maksut ja muut vähennykset
- Pääomatulo-osuuden laskeminen
Verohallinto käyttää näitä tietoja toiminimen yrittäjän lopullisen verotuksen laskemiseen. Mikäli maksettuja ennakkoveroja on liikaa, yrittäjä saa veronpalautusta, ja jos niitä on maksettu liian vähän, seurauksena on jäännösvero.
8. Toiminimen kirjanpidon käytännön toteutus
8.1 Kirjanpito-ohjelmat
Nykyisin markkinoilla on lukuisia sähköisiä kirjanpito-ohjelmia, joiden avulla yksinyrittäjäkin voi hoitaa kirjanpitonsa tehokkaasti ja turvallisesti. Esimerkkejä suosituista ohjelmista ovat Procountor, Netvisor, Fennoa, Ukko Pro, Holvi ja moni muu. Ohjelmien avulla voi usein:
- Luoda ja lähettää laskuja
- Kirjata ostolaskuja
- Seurata arvonlisäverovelvoitteita
- Laatia raportteja (tuloslaskelma, tase, alv-raportit)
- Arkistoida tositteita sähköisesti
Ohjelmien hinnat vaihtelevat ominaisuuksista ja käyttäjämääristä riippuen. Joillekin aloittaville toiminimille voi riittää myös Excel-pohjainen kirjanpito, mutta tällöin on tärkeää noudattaa kirjanpitolain asettamia vaatimuksia tositteiden linkityksestä sekä säilytyksestä.
8.2 Tilitoimiston käyttäminen
Vaikka toiminimen kirjanpidon voi periaatteessa tehdä itse, monesti on järkevää harkita tilitoimiston palveluiden käyttämistä. Ammattilaisen hoitama kirjanpito vähentää virheiden riskiä ja vapauttaa yrittäjän aikaa omaan ydintoimintaansa. Tilitoimistojen hinnoittelumallit vaihtelevat – osa veloittaa kiinteää kuukausihintaa, osa tositemäärän tai tuntihinnan mukaan.
Tilitoimisto hoitaa yleensä:
- Kirjanpidon ajantasaisen ylläpitämisen
- Palkanlaskennan (jos on työntekijöitä)
- Arvonlisäveroilmoitukset
- Veroilmoituksen laatimisen
- Tilinpäätöksen tekemisen (tarvittaessa)
9. Vinkkejä toiminimen kirjanpitoon
- Avaa erillinen yritystili pankkiin. Vaikka toiminimellä ei ole pakollista olla erillistä pankkitiliä, se helpottaa huomattavasti kirjanpidon tekemistä ja talousseurantaa, kun yrityksen ja henkilökohtaiset menot pysyvät erillään.
- Kerää ja säilytä kuitit järjestelmällisesti. Merkitse heti, mihin kuluerään kuitti liittyy, ja ota valokuva tai skannaa kuitti talteen. Sähköiset kuitit voit säilyttää kirjanpito-ohjelmassa tai pilvipalvelussa.
- Pidä kirjanpito ajan tasalla. Älä jätä kirjauksia viime tippaan, vaan pidä säännöllisiä kirjanpitosessioita (viikoittain tai kuukausittain). Tämä auttaa välttämään virheet ja “kuittivuoret”.
- Hyödynnä sovelluksia. Nykyään on olemassa mobiilisovelluksia, joiden avulla voit skannata kuitteja älypuhelimella ja liittää ne suoraan kirjanpito-ohjelmaan.
- Tarkista alv-ilmoitukset ja ennakkoverot säännöllisesti. Varmista, että maksat oikean määrän ennakkoveroa, jottei myöhemmin tule yllättäviä lisäveroja.
- Seuraa taloutta vähintään kuukausittain. Tarkastele myyntien ja kulujen kehitystä, jotta osaat ennakoida kassavirtaa. Jos huomaat myynnin laskevan, voit ajoissa sopeuttaa kuluja.
- Ota ajoissa yhteyttä asiantuntijoihin, jos kirjanpito tuntuu liian haastavalta. Tilitoimisto tai talousneuvoja voi pelastaa monelta sudenkuopalta ja varmistaa, että verot hoituvat ajallaan oikein.
10. Yhteenveto
Toiminimen kirjanpito – tai toisin sanoen toiminimi kirjanpito – ei ole rakettitiedettä, mutta vaatii yrittäjältä huolellisuutta ja perustietoja kirjanpidon sekä verotuksen säännöistä. Keskeistä on muistaa, että myös pienyrittäjä on kirjanpitovelvollinen kirjanpitolain mukaan, ja oikein toteutettu kirjanpito helpottaa huomattavasti yritystoiminnan talousseurantaa sekä verotusta. Yhdenkertaisella kirjanpidolla pääsee pitkälle, jos toiminimen koko pysyy melko maltillisena, mutta kasvaessa on tärkeää päivittää kirjanpito kahdenkertaiseksi ja harkita tilinpäätöksen laatimista kirjanpitovelvoitteiden mukaisesti.
Arvonlisäveron merkitys toiminimen toiminnassa on myös keskeinen. Verotuksen puolella on muistettava, että toiminimen yrittäjä maksaa verot henkilökohtaisina tuloinaan, minkä vuoksi ennakkoverojen oikea mitoittaminen on ensiarvoisen tärkeää. Vähennyskelpoiset kulut puolestaan auttavat pienentämään verotettavaa tuloa ja parantamaan kannattavuutta.
Toiminimen kirjanpidon voi hoitaa itse – erityisesti, jos on kiinnostusta perehtyä säännöksiin ja jaksaa pysyä ajan tasalla lakimuutoksista. Moni kuitenkin ulkoistaa kirjanpidon kokonaan tai osittain tilitoimistolle, jotta voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa. Molemmissa valinnoissa on etunsa, mutta tärkeintä on pitää huoli kirjanpidon laadusta, ajantasaisuudesta ja lain vaatimusten täyttämisestä.
Vielä tiivistäen:
- Pidä toiminimen kirjanpito mahdollisimman selkeänä ja säännöllisenä.
- Erota yrityksen ja omat rahat toisistaan – ainakin erilliset tilit käyttöä varten.
- Älä pelkää kysyä apua asiantuntijoilta tai tilitoimistoilta.
- Seuraa säännöllisesti myyntejä, kuluja ja ennakkoveron määrää.
- Muista YEL-vakuutus, jos työtulo ylittää alarajan.
Huolellisesti tehty ja oikein toteutettu toiminimen kirjanpito on selkäranka, joka auttaa sinua menestymään yrittäjänä. Mitä paremmat työkalut, prosessit ja rutiinit sinulla on, sitä vähemmän aikaa hukkaat paperisotaan ja sitä enemmän voit keskittyä kasvattamaan liiketoimintaasi.
Lopuksi
Toiminimen kirjanpitovaatimukset saattavat tuntua aluksi monimutkaisilta, mutta asiantuntevat oppaat ja luotettavat lähteet tarjoavat selkeää tukea. Jos tunnet epävarmuutta tai ajankäyttösi on rajallista, harkitse rohkeasti tilitoimiston palkkaamista. Ammattilaisen avulla vältät virheet ja vapautat aikaa yritystoiminnan kehittämiseen. Muista, että hyvä kirjanpito on enemmän kuin lakisääteinen velvollisuus – se on työkalu, joka tukee päätöksentekoa, talouden ennustamista ja yrityksen kasvua. Siksi siihen kannattaa panostaa alusta lähtien. Mikäli haluat arvioida kuinka paljon kirjanpidon ulkoistaminen maksaisi, voit tehdä sen Numeroneron hintalaskurilla alle minuutissa!